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Clientes

En este sistema, el concepto de “Cliente” es fundamental y se divide en dos categorías clave que son esenciales para una contabilidad precisa. Piensa en ellos no solo como personas o empresas, sino como las diferentes “entidades” que mueven dinero en tu negocio.

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Dos Tipos de Clientes: Activos y Pasivos

Para entender cómo funciona todo, es crucial diferenciar entre estos dos tipos de clientes:

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Cajas (Clientes Internos): Tus Billeteras (Activos)

Imagina que las cajas son tus diferentes bolsillos, billeteras o cuentas bancarias. Representan el dinero que tú posees. Son tus activos.

• Ejemplos: “Caja Chica”, “MercadoPago”, “Banco Galicia”.
• Qué significa su saldo?
  • Saldo Positivo: Dinero que tienes disponible en esa “billetera”.
  • Saldo Negativo: Un déficit o sobregiro en esa cuenta.

Puedes tener múltiples cajas para la misma moneda (ej: ARS en Caja, ARS en MercadoPago) para un control detallado.

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Cuentas Corrientes (Clientes Externos): Tus Cuentas Corrientes (Pasivos)

Piensa en las cuentas corrientes como las cuentas que llevas con otras personas o empresas. Representan dinero que tú debes o te deben. Son tus pasivos.

• Ejemplos: “Cliente A”, “Proveedor B”.
• Qué significa su saldo?
  • Saldo Positivo: Dinero que tú le debes al cliente. Es una deuda a su favor.
  • Saldo Negativo: Dinero que el cliente te debe a ti. Es una deuda a tu favor.

A diferencia de las cajas, las cuentas corrientes agrupan todos sus saldos (+ o -) en una única cuenta por moneda.

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Información adicional del cliente (opcional)

Las cuentas corrientes (clientes externos) pueden guardar datos extra que son totalmente opcionales: documento (DNI / CUIT / CUIL), sexo, email, teléfono y domicilio estructurado (calle, número, piso, depto, ciudad, provincia, país y código postal). No se pide nada al crear el cliente. Mientras la cuenta corriente no tenga datos cargados, la opción aparece en el menú Opciones (…) de la ficha del cliente (“Información adicional”) y también dentro del diálogo de nuevo/editar cliente. Cuando guardás algún dato, la sección queda visible (colapsada) en la ficha del cliente y solo se guarda lo que completes.

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Consultar ARCA

Si cargás un CUIT/CUIL (11 dígitos) o un DNI (7-8 dígitos, indicando el sexo para resolver el CUIL), el botón Consultar ARCA busca los datos fiscales y prellena:

• la razón social o nombre y apellido como nombre del cliente (si el campo está vacío)
• el domicilio fiscal en los campos de dirección (si están vacíos)

La consulta usa la caché de ARCA de 24 horas; con “Re-consultar” se fuerza una actualización. Si ARCA no encuentra el documento, podés completar los datos manualmente.

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Domicilio con sugerencias

El campo Dirección usa el normalizador oficial de direcciones de Argentina (Georef): escribí calle y número (por ejemplo Av. Corrientes 1234) y elegí una sugerencia para completar calle, número, ciudad y provincia. Piso, depto y código postal se editan a mano desde Editar manualmente.

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Cuentas Asociadas

Cada cliente, ya sea interno o externo, tiene una o más cuentas asociadas. Estas cuentas son los registros contables donde se asientan las transacciones para cada moneda.

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Etiquetas para Clientes

Las etiquetas son una herramienta poderosa para organizar y categorizar tus clientes de manera visual y eficiente. Te permiten agrupar clientes según criterios que sean importantes para tu negocio.

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Para qué sirven las etiquetas?

• Organización Visual: Cada etiqueta tiene un color distintivo que te ayuda a identificar rápidamente el tipo de cliente.
• Filtrado Rápido: Puedes filtrar tu lista de clientes por etiquetas para encontrar grupos específicos.
• Categorización Flexible: Define tus propias categorías según las necesidades de tu negocio.

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Ejemplos de uso de etiquetas:

• Por tipo de negocio: “Restaurante”, “Tienda”, “Servicios”
• Por ubicación: “Capital”, “Provincia”, “Internacional”
• Por volumen: “Cliente VIP”, “Cliente Regular”, “Cliente Nuevo”
• Por estado: “Activo”, “Pausado”, “Potencial”
• Por forma de pago: “Contado”, “Cuenta Corriente”, “Tarjeta”

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Gestión de etiquetas

Para crear y administrar etiquetas, ve a Configuración > Catálogo > Etiquetas donde podrás:

• Crear nuevas etiquetas con nombres descriptivos
• Asignar colores únicos para fácil identificación
• Editar etiquetas existentes
• Eliminar etiquetas que ya no uses

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Asignación de etiquetas a clientes

Una vez creadas las etiquetas, puedes asignarlas a tus clientes al momento de:

• Crear un nuevo cliente: Selecciona las etiquetas apropiadas durante el proceso de creación
• Editar un cliente existente: Modifica las etiquetas según cambien las características del cliente

Un mismo cliente puede tener múltiples etiquetas, lo que te permite una categorización muy detallada y flexible.

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Ver saldos agrupados por etiqueta

En el Dashboard, las tablas de Cajas y Cuentas Corrientes tienen el selector Por cuenta / Por cliente / Por etiqueta. La vista Por etiqueta suma el balance y el pendiente de cada etiqueta por moneda. Cada etiqueta se puede desplegar para ver los clientes que la llevan con sus saldos por moneda, y pasando el mouse por una moneda ves el detalle de las cuentas incluidas. Un cliente con varias etiquetas se cuenta en cada una, y los clientes sin etiquetas se agrupan en Sin etiqueta. Entender esta distinción entre tipos de clientes y saber cómo organizarlos con etiquetas es el primer paso para dominar el flujo de dinero en el sistema y asegurar que tu contabilidad refleje fielmente la realidad de tu negocio.